Hoe werkt het

Uw postverwerking kan volledig digitaal afgewikkeld worden via onze systemen. U bespaart hierdoor tijd en geld. U kunt vandaag nog beginnen. Moeilijk voor te stellen? Niet met digitale post van ADD Post.

Hoe werkt het Inkomende digitale post van ADD PostInkomende post

Met een ADD Post account kunt u uw post net zo makkelijk beheren als u e-mail en altijd beschikbaar. Met uw beveiligde ADD Post account ben u in staat om online uw gescande poststukken in te zien of u kiest ervoor om u poststukken direct per e-mail te ontvangen met een veilig gescand PDF bestand als bijlage. Zo kunt u ook op iedere computer of mobiel apparaat uw ontvangen poststukken bekijken, doorsturen, vernietigen of archiveren.

Instellen van uw wensenVOIP security

Nadat u de beschikking hebt gekregen over uw gebruikersnaam en wachtwoord kunt de instelling voor het ontvangen en verwerken van u post inregelen. Binnen enkele minuten hebt u deze instelling doorlopen en u uw post ontvangen. Vooraf is het raadzaam om na te denken hoe en waar u uw post wil ontvangen. Bij ons is nagenoeg alles mogelijk. Of het nu gaat om direct facturen doorsturen naar uw financiele administratie, poststukken van een grote organisatie direct bij de juiste persoon of personen afleveren of alleen de envelope scannen zodat u zelf beslist of u daadwerkelijk wil dat wij uw post openen, voor ons geen enkele moeite. We kunnen ver zelfs voor zorgen dat post die voor u geen enkel belang heeft wordt vernietigd. U hebt deze poststromen volledig zelf in de hand.

Laat iedereen uw nieuwe adres weten

Als alle instellingen goed staan is het van belang iedereen die u post gaat sturen weet dat er post naar uw nieuwe adres dient te worden gestuurd. Als bedrijf kunt u uw nieuwe postadres doorgeven aan de Kamer van Koophandel met formulier 14. Zowel edrijven als particulieren kunnen ook gebruik maken van de doorzendservice van PostNL. Hiermee zorgt u ervoor dat uw poststukken direct worden doorgestuurd naar uw nieuwe postadres zodat u voorlopige geen wijzigingen moet doorgeven. Dit is zeker handig als u tijdelijk gebruik maakt van onze digitale post diensten. In alle andere gevallen is het raadzaam uw relatie op de hoogte te stellen dat uw postadres is veranderd.

 Wij ontvangen uw post

Vanaf nu ontvangen wij uw poststukken. Wij scannen als eerste de envelop en voorzien deze van een barcode. Heeft u de instructie gegeven dat uw poststukken direct doorgestuurd dienen te worden zonder dat de inhoud gescand dient te worden, dan wordt vanaf dit punt uw post direct doorgestuurd naar een door u aangegeven adres. Het maakt niet uit waar dit adres is in de wereld.

Uploaden naar uw account

De gescande enveloppen sturen we naar uw ADD Post account. Vanuit hier wordt u door middel van een email bericht of SMS op de hoogte gebracht van nieuwe poststukken die voor u bestemd zijn. Voor poststukken die naar andere geautomatiseerde systemen worden gestuurd, bijvoorbeeld direct naar uw financiele administratie, ontvangt u geen melding. Uw financiele administratie zorgt voor deze melding en inzage functie.

Post online beschikbaar

Door in te loggen op uw ADD Post account of via het e-mail bericht aan te geven welke vervolg stap moet plaatsvinden beslist u zelf wat er met uw post moet gebeuren:

Scannen*

De envelop wordt nu geopend, de inhoud wordt gescand en geupload naar u ADD Post account zodat u veilig uw post kan lezen. U ontvangt een bericht per e-mail (indien aangegeven met uw post in pdf formaat bijgesloten) of SMS als het bestand is geuload naar uw account.

Doorsturen*

Indien u uw post niet gescand wilt ontvangen maar direct de originele envelop met inhoud kan kunt u deze optie ook kiezen. Deze optie kan ook worden gekozen in combinatie met scanne. In dat geval wordt u poststuk eerst gescand en daarna volgens een voor u aangegeven frequentie doorgestuurd naar een adres dat u hebt aangegeven. Dit kan overal in de wereld zijn.

Vernietigen*

Als u aan de envelop al kunt zie dat u de inhoud niet eens wilt lezen omdat het bijvoorbeeld reclame is kunt u direct de opdracht geven dit poststuk door in te laten vernietigen. Deze optie is ook mogelijk in combinatie met de optie scannen. U ontvangt dat eerst de inhoud van de envelop in uw ADD Post account en daarna wordt volgens een door u aangegeven frequentie u post vernietigd. Digitaal blijft u post dan nog wel beschikbaar. Voor het digitaal bewaren kunt u namelijk een andere keuze maken. Wij hebben de mogelijkheid uw fysieke poststukken tot 7 jaar de bewaren.

Archiveren*

Na het scannen kunnen we u post archiveren. Vooraf kunt u aangeven voor welke periode u wil dat wij uw post archiveren. Wij kunnen uw post tot 7 jaar bewaren. Deze opslag vindt plaats in een beveiliginge omgeving voor wat betreft brand en diefstal. Tussentijd kunt u uw poststukken altijd opvragen via uw ADD Post account.

*Al deze optie kunt u ook vooraf instellen zodat u niet voor ieder poststuk afzonderlijk een instructie moet geven. Deze instelling zijn per gebruiker, dus ook per medewerker, afzonderlijk in te stellen.

 

Uitgaande post

 

Klaar om te proberen?

Vraag een gratis demo aan.
Een specialist zal contact met u opnemen voor een persoonlijk, informatief gesprek over de voornaamste aspecten en voordelen van onze digitale postdiensten en uiteraard uw wensen inventariseren.

Vraag via onderstaand formulier een demo aan en laat u vrijblijvend overtuigen van het gemak van digitale post van ADD Post

Vraag direct een vrijblijvende offerte aan

Heeft u vragen, belonze sales afdeling:
Bel: 085-273 4994

Demo aanvraag digitale post

 

Spam beveiliging